En la mayoría de exámenes oficiales de inglés, una de las habilidades de las que se examina a los alumnos es la de saber redactar una carta/mail de reclamación o queja (complaint letter or letter of complaint).
Aparte de la utilidad en este tipo de certificaciones, saber cómo escribir una carta/mail de reclamación nos puede servir en la vida real en aquellas situaciones en las que podamos sufrir una insatisfacción con un servicio o producto concreto.
ESTRUCTURA
Direcciones (Addresses)
- Escribe tu dirección en la esquina superior derecha y la fecha más abajo.
- Escribir, un poco más abajo y a la izquierda, el nombre y la dirección de la persona a la que te diriges.
Saludos formales (Formal greetings)
- Dear Sir/Madam,
- To Whom It May Concern,
- Dear Mr/Ms/Mrs/Miss,
- Mr: para hombres (solteros o casados).
- Ms: Para mujeres (solteras o casadas).
- Mrs: para mujeres casadas.
- Miss: para mujeres solteras.
Primer párrafo (Opening paragraph – Reason for writing)
En el primer párrafo debemos atraer la atención del lector con una frase directa, sin rodeos.
- I am writing to complain about merchandise I have received, as it is not what I had ordered.
- I wish to express my dissatisfaction with my stay at your hotel.
Descripción del problema (Introducing the problem)
Seguidamente, explica resumidamente qué es lo que ha provocado tu queja. Procura que no falten detalles tales como costes adicionales u otros perjuicios que te haya causado el error de la empresa. Esto dará fuerza a tu reclamación. Indica también las fechas y referencias exactas y organiza la información de manera lógica. Fíjate en este ejemplo
- On the 12th of November I received the parcel (Ref 343077). The package containing the goods appeared to be in perfect condition and I signed and accepted it without question. It was on unpacking the the books that I discovered that they were all damaged. Apparently, they were strapped too tight and the plastic band has scratched the spines. In order to serve my customers, some of whom had paid in advance, I have made a new, urgent order to your company.
Solicitando una acción/recompensa (Request for action)
- I feel something ought to be done.
- I would be grateful if you could… Otherwise I would be obliged to take legal action.
- I would appreciate it/be grateful if you would…
- It seems only fair that you should…
- I look forward to receiving/seeing…
- I trust/very much hope you will…
Despedida (Close)
- Yours faithfully (Si desconoces el nombre del destinatario o te diriges a una empresa o institución).
- Yours sincerely (Si conoces el nombre del destinatario).
Lo ideal es no tener que hacer muchas reclamaciones, pero cuando tengas que hacerlas, ¡ya tienes unas pautas!
Hablamos?